Jak zorganizować wydarzenie w placówce publicznej i sprawnie przeprowadzić rozeznanie cenowe?
Kompleksowa obsługa techniczna: Przewodnik dla Domów Kultury, Urzędów i Instytucji Publicznych
Organizacja koncertu, festynu czy innej imprezy plenerowej w Domu Kultury, Urzędzie Miasta czy placówce budżetowej to zawsze wyzwanie. Kluczowe jest nie tylko znalezienie rzetelnego partnera, który zapewni nagłośnienie, oświetlenie, scenę, barierki i agregaty, ale też sprawne przejście przez procedury rozeznania cenowego i Zamówień Publicznych (PZP).
W Eventserwis.pl rozumiemy specyfikę Waszej pracy i wiemy, jak ważne jest optymalne wykorzystanie budżetu i bezpieczeństwo formalne. Przygotowaliśmy przewodnik, który pomoże Wam stworzyć idealne zapytanie ofertowe i wybrać najlepszego wykonawcę.
1. O co pytać w Zapytaniu Ofertowym, by porównać oferty?
Wasz czas jest cenny, a oferty od różnych firm często są nieporównywalne. Poniżej znajdziecie listę kluczowych elementów, które muszą znaleźć się w Waszym rozeznaniu cenowym, aby uniknąć ukrytych kosztów i problemów z dokumentacją.
Wymagania Techniczne, które Ustalają Cenę:
Scena (Wynajem)
Koniecznie podajcie dokładne wymiary sceny (np. 8x6 m) i wymaganą wysokość zadaszenia. Musicie wymagać aktualnych atestów i certyfikatów na konstrukcję! To absolutna podstawa do uzyskania zgody na imprezę masową. Bez atestu bezpieczeństwo formalne Waszej placówki jest zagrożone.
Nagłośnienie (PA) i Oświetlenie
Nie wystarczy napisać "nagłośnienie i oświetlenie". Precyzyjnie określcie moc i zasięg systemu (dla ilu osób na jakim terenie) oraz to, czy system ma spełniać konkretny rider techniczny artysty. W przypadku oświetlenia, określcie, czy ma to być profesjonalne oświetlenie koncertowe (np. głowy ruchome), czy tylko oświetlenie robocze. Pamiętajcie: im bardziej szczegółowe wymagania, tym łatwiej porównać oferty.
Zasilanie (Agregat Prądotwórczy)
Niedoszacowanie mocy grozi przerwaniem wydarzenia. Wymagajcie podania mocy w kVA (zawsze z zapasem!) oraz określcie, czy ma to być agregat wyciszony (kluczowe w strefach miejskich). Usługa musi obejmować też operatora i kompletne okablowanie.
Barierki i Zabezpieczenia
Ten element to bezpieczeństwo. Określcie rodzaj barierek – ciężkie barierki koncertowe (do kontroli tłumu) czy lekkie płotki – oraz metraż potrzebny do wygrodzenia sceny, backstage'u i strefy dla publiczności. Wycena musi zawierać transport, montaż i demontaż.
Kompleksowa Obsługa Techniczna
Aby uniknąć ukrytych kosztów, wymagajcie ujęcia w cenie wynajmu realizatorów (dźwięku i światła) oraz techników sceny – przez cały czas trwania wydarzenia. To gwarantuje, że event będzie obsłużony profesjonalnie i zgodnie z planem.
🎯 Klucz do Sukcesu: Kompleksowy Pakiet
Zamiast pytać o cenę każdego elementu z osobna, poproście o wycenę kompleksowego pakietu (np. "Obsługa Dni Miasta X dla 2000 osób" ze sceną 8x6 m). To znacznie ułatwi porównanie całkowitych kosztów i unikniecie nieporozumień.
2. Prawo Zamówień Publicznych (PZP) a Kultura
Wiele instytucji kultury, domów kultury i jednostek samorządu terytorialnego zadaje sobie pytanie, czy obsługa techniczna podlega pełnym, sformalizowanym procedurom.
Jeśli wartość Waszego zamówienia nie przekracza progu unijnego (co ma miejsce w przypadku większości jednorazowych imprez lokalnych), często można zastosować uproszczoną procedurę:
Rozeznanie Rynku (minimum 3 oferty): Nawet w przypadku niższych wartości, zasada racjonalnego wydatkowania środków publicznych wymaga zebrania co najmniej trzech porównywalnych ofert.
Wyłączenia Kulturalne (Art. 11 ust. 5 pkt 2 PZP): Instytucje Kultury mogą korzystać z wyłączenia PZP dla usług ściśle związanych z działalnością kulturalną (np. koncert, spektakl). Pamiętaj: to wyłączenie dotyczy artystycznej strony wydarzenia, ale jego zastosowanie często obejmuje też ściśle powiązane z nim usługi techniczne.
Współpracując z nami, masz pewność: Dostarczymy pełną dokumentację (w tym oświadczenia o spełnianiu warunków przetargowych), co ułatwi Wam bezpieczne przejście przez każdą procedurę – od rozeznania cenowego po formalny przetarg.
3. Bezpieczeństwo Imprezy Masowej: Nasz Priorytet
Zgodnie z ustawą, duży koncert lub festyn musi spełniać rygorystyczne normy bezpieczeństwa. Jako Eventserwis.pl gwarantujemy:
Kompletną Dokumentację Sceniczną: Aktualne atesty i protokoły montażu dla scen, niezbędne do uzyskania zezwolenia.
Wysokiej Klasy Sprzęt: Nagłośnienie, oświetlenie i zasilanie spełniające normy techniczne i bezpieczeństwa.
Wsparcie Logistyczne: Dostarczamy szczegółowe plany rozmieszczenia sceny, dróg ewakuacyjnych i barierek, które są wymagane przez Policję, Straż Pożarną i inne służby.
EventSerwis.pl: Partner, który zna procedury
Nie musisz być ekspertem od techniki estradowej ani Zamówień Publicznych. Wystarczy, że wskażesz nam, co chcesz zorganizować, a my dopasujemy rozwiązania i dostarczymy wszystkie niezbędne dokumenty formalne.
Szukasz rzetelnej wyceny, która spełni wymogi formalne Twojej Instytucji?
Skontaktuj się z nami! Wyślij nam zapytanie ofertowe, a my przygotujemy kompleksową ofertę, która optymalnie wykorzysta Wasz budżet.
