1. Zacznij od terminu, programu i planu terenu

Dni miast, dożynki, juwenalia, koncerty i pikniki firmowe często przypadają na te same wiosenne i letnie weekendy. Im wcześniej ustalisz podstawy wydarzenia, tym łatwiej dopasujesz sprzęt do programu i sprawdzisz dostępność wybranego terminu.

Na początek zbierz informacje o miejscu, orientacyjnej liczbie uczestników, godzinach imprezy i wykonawcach. Jeśli masz już ridery techniczne artystów, przekaż je firmie obsługującej wydarzenie. Pozwoli to ocenić potrzeby dotyczące sceny, nagłośnienia, oświetlenia i zasilania.

2. Dobierz scenę do programu, nie tylko do liczby widzów

O wielkości sceny decydują przede wszystkim liczba wykonawców, instrumenty, odsłuchy, scenografia i czas potrzebny na zmiany zespołów. Warto sprawdzić też wymagania dotyczące wejść na scenę i rozmieszczenia sprzętu.

Do oferty EventSerwis dołączyła mobilna scena 10×8 m o powierzchni 80 m². W porównaniu ze sceną 8×6 m daje 32 m² dodatkowego miejsca. To przestrzeń przydatna przy większych koncertach, dniach miast, festiwalach i wydarzeniach z rozbudowanym programem scenicznym.

Na mniejsze imprezy dostępne są również sceny mobilne 6×5 m i 8×6 m. W salach i halach można wykorzystać podesty do budowy scen modułowych. Ostateczny wybór warto oprzeć na programie, riderach i warunkach miejsca.

3. Zaplanuj obraz widoczny także dalej od sceny

Na wydarzeniu plenerowym nie każdy uczestnik stoi w pierwszym rzędzie. Ekran LED może pokazać obraz z kamer, prowadzącego, program imprezy, wyniki zawodów lub komunikaty organizacyjne. Pomaga również wyeksponować partnerów i sponsorów wydarzenia.

Nowy ekran LED outdoor P3.91 w ofercie EventSerwis można wykorzystać jako element scenografii koncertowej, tło występów, ekran transmisyjny lub nośnik informacji. Treści wyświetlane na ekranie warto przygotować z wyprzedzeniem: ustalić format materiałów, kolejność emisji oraz osobę odpowiedzialną za ich dostarczenie.

Spójny obraz i światło mają też znaczenie dla materiałów nagrywanych przez uczestników. Dobrze zaprojektowana oprawa pomaga pokazać wydarzenie w mediach społecznościowych również po jego zakończeniu.

4. Efekty specjalne przypisz do konkretnych momentów

Wejście artysty, refren, drop DJ-a, prezentacja produktu czy finał koncertu to chwile, w których krótki efekt sceniczny potrafi wzmocnić przekaz. Najlepiej działa wtedy, gdy jest uzgodniony z muzyką, światłem i obrazem.

EventSerwis ma obecnie 4 wyrzutnie EventJet VENTURI. Urządzenia tworzą dynamiczny, biały efekt wizualny typu CO₂. Wykorzystują płyn do efektów i strumień powietrza; nie są zasilane z butli z dwutlenkiem węgla. Cztery jednostki pozwalają zaplanować symetryczny układ albo kilka punktów efektowych na scenie.

Przed realizacją trzeba ustalić kierunek wyrzutu, zasilanie, bezpieczne ustawienie i moment uruchomienia. W plenerze na wygląd efektu wpływa wiatr. W salach należy uwzględnić warunki obiektu, wentylację i instalację wykrywania dymu.

5. Uwzględnij zasilanie i organizację terenu

Scena, nagłośnienie, oświetlenie i ekran LED potrzebują odpowiednio zaplanowanego zasilania. Wycena samego agregatu bez zestawienia poboru mocy wszystkich urządzeń może okazać się niewystarczająca. Dlatego warto przygotować wspólną listę odbiorników i ustalić przebieg przewodów oraz rozdział obwodów.

Przed wydarzeniem sprawdź także dojazd dla sprzętu, położenie barierek, drogi dla uczestników, zaplecze techniczne i sposób ochrony nawierzchni. Na stadionie lub boisku istotne może być zabezpieczenie murawy.

EventSerwis oferuje wyciszone agregaty prądotwórcze 9, 60 i 100 kVA, barierki lekkie i ciężkie oraz podłogę Event Floor ARENA do ochrony murawy. Dobór rozwiązania zależy od miejsca, programu i planu całego wydarzenia.

6. Ustal jeden harmonogram dla całej techniki

Montaż sceny, instalacja nagłośnienia, ustawienie ekranu, programowanie światła i próby artystów wpływają na siebie nawzajem. Wspólny harmonogram pomaga uniknąć kolizji na miejscu i daje wszystkim ekipom jasną kolejność prac.

Warto wyznaczyć jedną osobę kontaktową po stronie organizatora i zebrać w jednym miejscu ustalenia dotyczące wykonawców, dostaw, prób oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia. Jeśli kilka systemów dostarcza jeden partner techniczny, łatwiej uzgodnić ich współpracę i reagować na zmiany w programie.

Co podać w zapytaniu o obsługę imprezy plenerowej?

Aby otrzymać propozycję dopasowaną do wydarzenia, przygotuj:

• datę i dokładną lokalizację imprezy;
• rodzaj wydarzenia i przewidywaną liczbę uczestników;
• godziny programu, prób, montażu i demontażu;
• listę wykonawców i dostępne ridery techniczne;
• zdjęcia miejsca, plan terenu i informacje o nawierzchni;
• zakres potrzeb: scena, dźwięk, światło, ekran LED, efekty, agregaty, barierki lub ochrona murawy.

Na tej podstawie można zaproponować rozwiązania odpowiednie do skali wydarzenia i przygotować rzetelną wycenę.